Informace o zpracování osobních údajů pro smluvní partnery

Zpracování osobních údajů (a role správce osobních údajů)

Jedním z cílů nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „obecné nařízení) je docílit vyšší ochrany osobních údajů subjektů údajů a dát jim možnost získat kdykoli plnohodnotnou informaci o zpracování jejich osobních údajů, případně se bránit proti jejich nesprávnému zpracování či zneužití (právo na přístup ke svým osobním údajům na základě zásady transparentnosti). Mezi tyto subjekty patří taktéž naši smluvní partneři.

 

Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Společnost zpracovává takové osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádnou realizaci její podnikatelské činnosti, tedy pro výrobu, nákup a prodej zboží a služeb, včetně uzavírání a plnění smluv, tj. informace běžně sdílené v rámci obchodního styku.

Jedná se tak především o osobní údaje smluvních partnerů, ale i o údaje kontaktních osob, které byly Společnosti sděleny ze strany smluvního partnera.
Společnost zpracovává osobní údaje v rozsahu, v jakém je tak povinna činit na základě právních předpisů či v jakém je zpracování odůvodněno jejím oprávněným zájmem.

Mezi takto zpracovávané údaje patří zejména:

– Obchodní firma smluvního partnera, případně jeho jméno a příjmení, IČO, sídlo či místo podnikání
– Údaje o osobách pověřených za smluvního partnera jednat a o jeho kontaktních osobách, tj. jméno, příjmení, případně titul, funkce, telefonní číslo, e-mailová adresa
– Je-li potřebné pro realizace smluvního vztahu též název bankovního ústavu a číslo účtu.
– Údaje s smluvním vztahu a jeho realizaci (údaje o odběru a dodání zboží, o úhradách cen)

 

Účel zpracování osobních údajů

Společnost zpracovává osobní údaje svých obchodních partnerů za účelem realizace své podnikatelské činnosti, tedy především poskytování (prodeje) svých zboží a služeb a nakupování zboží a služeb, tedy uzavírání smluv s odběrateli a dodavateli a realizace závazků ze smluv. Pro tento účel je poskytnutí osobních údajů naprosto dobrovolné, avšak nezbytné pro to, aby smlouva mohla být uzavřena a plněna. Za účelem řádné realizace smluvních závazků též společnost zpracovává osobní údaje kontaktních osob smluvních partnerů, příp. osob pověřených smluvním partnerem k určitým jednáním v rámci smluvních vztahů (např. osob oprávněných k převzetí zboží či služby či osob oprávněních objednávat zboží či služby).

Dále Společnost zpracovává údaje za účelem ochrany svých oprávněných zájmů, jako je např. sledování platební morálky svých odběratelů.

Dalším účelem zpracování osobních údajů je pak případně marketing. V tomto případě zpracovává Společnost údaje většinou na základě výslovného souhlasu příslušného subjektu údajů (např. v případě pořizování fotografií), není-li zpracování kryto jiným titulem.

 

Právní základ pro zpracování

Zpracování osobních údajů probíhá na základě následujících titulů:

– plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) obecného nařízení
– plnění smluv (čl. 6 odst. 1 písm. b) obecného nařízení
– na základě oprávněných zájmů správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) obecného nařízení, případně
– na základě souhlasu subjektu osobních údajů (čl. 6 odst. 1 písm. a) obecného nařízení. Souhlas je zcela dobrovolný a lze jej kdykoliv odvolat, a to e-mailem nebo písemně (kontaktní údaje viz níže).

 

Zdroje získávání osobních údajů

Osobní údaje získává Společnost buďto přímo od svých smluvních partnerů, tj. od Vás, v rámci běžného obchodního styku, nebo z veřejně dostupných zdrojů. Těmito zdroji jsou zejména veřejné rejstříky (např. obchodní, živnostenský či insolvenční), evidence (např. katastr nemovitostí) nebi webové stránky.

 

Doba zpracování osobních údajů a bezpečnostní politika

Společnost zpracovává osobní údaje po celou dobu trvání smluvního vztahu a do doby realizace veškerých závazků plynoucích či souvisejících s daným smluvním vztahem. Společnost dále uchovává příslušné osobní údaje po dobu, po kterou je to nezbytné k ochraně jejích oprávněných zájmů.

Pokud dochází ke zpracování osobních údajů na základě souhlasu se zpracováním, jsou osobní údaje zpracovávány po dobu, na kterou byl souhlas udělen.

 

Vaše práva

Řádné zpracování osobních údajů a jejich ochrana je pro Společnost samozřejmostí. V souvislosti se zpracováním osobních údajů má každý subjekt údajů, jehož osobní údaje Společnost zpracovává, následující práva:

přístup k osobním údajům – subjekt údajů má právo obdržet od Společnosti potvrzení, zda jeho osobní údaje jsou či nejsou zpracovávány, a jsou-li, pak i souhrnnou informací o tomto zpracování (tato informace musí obsahovat: totožnost a kontakt na Správce osobních údajů či jeho zástupce, byl-li určen , kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů, byl-li jmenován, informace o kategoriích zpracovávaných osobních údajů, pokud osobní údaje nebyly získány přímo od subjektu údajů, účely i zákonný titul zpracování, o době zpracování, o kategoriích příjemců, dochází-li k předání osobních údajů, případně i o úmyslu Správce předat osobní údaje do třetích zemí či mezinárodní organizaci).

na odvolání souhlasu – byl-li dán souhlas se zpracováním osobních údajů, lze jej kdykoliv odvolat s účinky do budoucna (odvolat souhlas musí být stejně snadné jako jej poskytnout).

na opravu – v případě, že osobní údaje byly zpracovány neúplně či nepřesně (zpracování je nutno omezit po dobu potřebnou k tomu, aby Správce mohl přesnost osobních údajů ověřit.)

na výmaz – pokud by vyšlo najevo, že zpracování osobních údajů bylo protiprávní, lze pořádat Společnost o omezení použití nebo úplnou likvidaci.

na přenos údajů – lze požádat Společnost, aby osobní údaje předala jinému správci, pokud osobní údaje získala přímo od subjektu údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

Podat stížnost u dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů) – v případě, že by subjekt údajů měl za to, že zpracováním jeho osobních údajů došlo k porušení obecného nařízení a jeho práv.

 

Kontaktní údaje

Máte-li ke shora uvedenému jakékoli dotazy, či přejete-li si kontaktovat v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů jakoukoli ze Společnosti, a to ať již s dotazem či za účelem realizace kteréhokoli práva uvedeného v přecházejícím článku, můžete tak učinit na  e-mail adrese dimex@iol.cz.

© Copyright DIMEX, s.r.o. / by TvujWeb.eu